Câteva zeci de cuvinte revin în orice balanță și în orice discuție cu departamentul financiar: debit, credit, sold, rulaj, notă contabilă, amortizare. Cine le stăpânește poate urmări un document contabil fără să fie contabil. Glosarul de mai jos le explică pe rând, iar fiecare definiție are alături un comentariu despre felul în care termenul apare în munca de birou.
Selecția urmează dicționarul publicat de ContaFirma, platformă educațională care explică planul de conturi, notele contabile și termenii din balanță pe înțelesul celor fără pregătire de specialitate. Termenii nu sunt așezați alfabetic, ci în ordinea în care îi întâlnește un cursant, un student sau un angajat care primește zilnic facturi, extrase și situații: întâi limbajul unui cont, apoi drumul unei înregistrări, apoi noțiunile care se confundă între ele.
Limbajul de bază al unui cont
Debit și credit
Debitul este partea stângă a unui cont, creditul partea dreaptă. La conturile de activ și de cheltuieli, creșterile se înregistrează în debit; la conturile de pasiv și de venituri, în credit. Comentariu: termenul „credit” nu are legătură directă cu un credit bancar. Cine traduce cuvintele după sensul lor din vorbirea curentă se încurcă de la prima pagină. Sunt două coloane, nimic mai mult.
Sold debitor și sold creditor
Soldul este ceea ce rămâne într-un cont după ce se compară cele două părți. Soldul debitor este normal la conturile de activ, cel creditor la conturile de pasiv. Comentariu: un sold aflat pe partea neobișnuită nu dovedește de la sine o eroare, dar este locul în care merită pusă o întrebare. Există și conturi bifuncționale, precum 121, la care ambele variante sunt firești: soldul creditor înseamnă profit, cel debitor pierdere.
Rulaj
Rulajul este totalul sumelor înregistrate într-un cont pe o perioadă, separat pe debit și pe credit. Comentariu: rulajul arată mișcarea, soldul arată rezultatul ei. Un cont bancar prin care trec zilnic încasări și plăți poate avea rulaje foarte mari și un sold modest la sfârșitul lunii, iar cele două cifre răspund la întrebări diferite.
Drumul unei operațiuni, de la document la balanță
Partida dublă
Orice operațiune se înregistrează simultan în debitul unui cont și în creditul altuia. Comentariu: regula explică de ce totalurile balanței sunt egale și de ce o factură mișcă întotdeauna cel puțin două conturi, niciodată unul.
Nota contabilă
Nota contabilă este forma scrisă a unei înregistrări, de tipul 371 = 401: contul din stânga semnului egal se debitează, cel din dreapta se creditează. Comentariu: exemplul descrie o achiziție de marfă de la un furnizor. Semnul egal nu arată o egalitate matematică între conturi, ci faptul că aceeași sumă apare în amândouă.
Registrul-jurnal și cartea mare
Notele contabile, așezate în ordinea în care au fost făcute, formează registrul-jurnal. Din el se alimentează cartea mare, unde aceleași sume sunt grupate pe conturi, și apoi balanța. Comentariu: când o cifră din balanță pare ciudată, drumul se parcurge înapoi: balanță, cont, înregistrare, document.
Cont sintetic, cont analitic și fișa contului
Contul sintetic este cel din planul de conturi, iar analiticul îl detaliază pe parteneri, produse sau gestiuni. Fișa contului arată cronologic toate înregistrările dintr-un cont. Comentariu: fișa este documentul de cerut atunci când trebuie înțeles de unde vine un sold. Totalul furnizorilor spune puțin; fișa fiecărui furnizor spune cui i se datorează și de când.
Contabilitatea de angajamente și conturile ei
Potrivit principiului contabilității de angajamente, veniturile și cheltuielile se înregistrează în perioada în care se produc, nu atunci când se încasează sau se plătesc. Din acest principiu se nasc câteva conturi care îi nedumeresc pe cei aflați la primele balanțe: facturile nesosite (408), facturile de întocmit (418) și cheltuielile sau veniturile înregistrate în avans (471, 472).
Comentariu: principiul explică de ce o cheltuială apare în contabilitate înainte de sosirea facturii și de ce o sumă plătită astăzi pentru o perioadă viitoare nu ajunge pe loc pe cheltuieli. Tot el explică de ce o firmă poate avea profit în acte și puțini bani în cont. Pentru angajatul care predă documente contabilității, urmarea este practică: data la care s-a primit marfa ori s-a prestat serviciul contează la fel de mult ca data facturii.
Termeni legați de bunurile firmei
Mijloc fix și amortizare
Mijlocul fix este un bun folosit în activitate mai mult de un an, care îndeplinește condițiile legale de valoare și de durată, cum ar fi un utilaj sau un echipament. Amortizarea repartizează costul lui pe durata de folosire. Comentariu: amortizarea este o cheltuială fără ieșire de bani. Banii au plecat o dată, la plata furnizorului; cheltuiala apare apoi lună de lună, fără ca din bancă să mai iasă ceva.
Valoare contabilă netă
Este costul bunului din evidență, din care se scad amortizarea adunată până la zi și, dacă există, ajustările pentru depreciere. Comentariu: valoarea contabilă netă nu este prețul la care bunul s-ar putea vinde. Este partea din cost care nu a trecut încă pe cheltuieli.
Obiecte de inventar
Obiectele de inventar sunt bunuri folosite în activitate care nu îndeplinesc condițiile pentru a fi mijloace fixe. Se înregistrează ca stoc în contul 303, trec pe cheltuieli la darea în folosință și se urmăresc apoi în 8035. Comentariu: 8035 face parte din clasa 8, cea a conturilor speciale, și este un cont în afara bilanțului, astfel că bunurile rămân în evidență și după ce au ajuns la cei care le folosesc. Cine întocmește liste de inventar are de unde porni.
Două noțiuni care se confundă ușor cu altele
Cifra de afaceri arată dimensiunea firmei, dar nu spune nimic despre profit. O societate poate vinde mult și poate încheia anul pe pierdere, atunci când cheltuielile depășesc veniturile. Comentariu: într-o prezentare ori într-un raport intern, cifra de afaceri și profitul se pun alături, niciodată una în locul celuilalt.
Capitalul social nu este un venit și nu se confundă cu banii din cont. El arată ce au adus asociații la înființare sau la o majorare. Comentariu: banii aduși ca aport pot fi folosiți în activitate, iar capitalul rămâne neschimbat în contabilitate. Cifra din actul constitutiv nu arată, așadar, câți bani are firma astăzi.
Cum se folosește un glosar în munca de zi cu zi
Un glosar se citește cu un document alături. Termenul necunoscut se caută în momentul în care apare, pe balanța reală ori pe fișa de cont primită, și se leagă imediat de o cifră concretă. Pentru cine vrea mai mult decât cele câteva noțiuni de aici, dicționarul contabil cu 64 de termeni are la fiecare definiție trimiteri către conturile în care termenul apare, astfel încât de la cuvânt se ajunge direct la contul din plan.
Textele de pe ContaFirma sunt scrise și verificate de Luiza Mantu, Chief Financial Officer REALCONT® și membră CECCAR. Platforma explică doar contabilitatea: nu ține evidența firmelor și nu face consultanță individuală. Un glosar, oricât de bine făcut, nu înlocuiește contabilul. Îl ajută însă pe cel care lucrează cu documente contabile să pună întrebări clare și să înțeleagă răspunsurile primite, iar ContaFirma este gândită tocmai pentru acest cititor.
